Fanny Wiriaatmadja

Email Guideline Abal-Abal

Posted on: July 21, 2014

2330_1

Ini adalah beberapa petuah ber-email yang saya kumpulin based on my own experience. I understand exactly the theory, tapi tetep aja daily-nya kadang saya missed u/ berpedoman ke personal guideline ini.

  1. Di penghujung hari when we’re about to leave the office, always spare some time (it’s less than 5 minutes!) to go through our email list that day once again to ensure that we don’t miss any (important) email. Emang sih kalo’ udah pulang bawaannya mau cabut secepet mungkin, meninggalkan dunia kantor yang hitam kelam, tapi gpp lah cek-cek dikit.
  2. Luangkan beberapa detik untuk ngecek list recipient sebelum meng-klik tombol Send. Ga ada ada ruginya spent some little time to ensure kita ga salah kirim email ke pihak yang ga terkait, apalagi kalo’ emailnya confidential. Ga lucu kan kalo’ email gaji/salary orang eeeeh salah ngirim ke koleganya yang notabene namanya mirip-mirip.. Ih fatal gila!
  3. Ketika hendak mem-forward suatu email correspondence ke pihak lain, pastikan tidak ada informasi yang irrelevant/confidential di email-email sebelumnya. So, sebelum mengirim biasakan diri untuk scroll email ke bawah untuk memastikan bahwa semua informasi yang diforward ini relevant dan sifatnya common.
  4. Ketika hendak men-draft suatu email terutama yang sedikit berbau complain/kurang positif, selalu gunakan kata-kata yang netral dan sepositif mungkin. Ini adalah untuk menghindari, in case email kita diforward ke pihak terkait. Kebayang kan kalo’ isi email kita isinya complain/jelekkin seseorang bernama A, dan tanpa sengaja email tersebut somehow besok-besoknya/after setelah beberapa email berikutnya, terforward ke si A? Kayake nih muka mending di-delete aja deh dari dunia. Kebayang deh malu dan tengsinnya.
  5. Selalu cc/tujukan email ke pihak terkait saja. Saya pribadi paling ga suka cc banyak orang apalagi yang ga terkait. I’ve met few people who somehow likes so much to cc as many people as he/she can in the loop. Whether to implicitly share/show off something, or to explicitly telling the whole world that someone is making mistake. I personally avoid it as much as I can. When dealing with people committing a mistake,  what I do is personally email him/her – no cc to supervisor unless it’s crucial that the supervisor is involved. But when I found someone with great achievement, what I do is cc as much people involving as I can. Like I mentioned earlier, sebel-sebel bin greget dikit sih kalo’ ketemu kolega yang cc semua orang kalo’ kita bikin salah, kayak kita bikin dunia kiamat aja kayak Scatch di Ice Age.
  6. When you’d like to forward one long email correspondence to somebody new (who doesn’t involved previously), instead of just forwarding, let’s make a summary of what the email contains of and what is expecting from the recipient. Kasihan kan kita hanya forward sekian panjang email ke seseorang dengan ‘FYI’ instruction, dan orang itu harus baca dari awal keseluruhan emailnya untuk mengerti case/masalahnya. A bullet of summary will help. Daripada email kita dicuekkin karena si recipient males ngikutin sinetron elektronik, mending spent some time untuk bikin penjelasan sederhana.
  7. Masih terkait email yang sangat panjang dengan topik yang sudah melebar ke mana-mana, sebisa mungkin ganti subject untuk mempermudah pencarian dan bikin recipient lebih aware dan tertarik untuk membuka email yang dikirimkan. Misal awalnya topik email cuma untuk ngecek grade karyawan tertentu dengan judul/subject ‘Cek’ dan kemudian berkembang jadi ngomongin promosi, bonus, salary increment, dll., kan akan lebih baik kalo’ topiknya diubah daripada terus-menerus under topik ‘Cek’. Tapi again soal subject ini balik lagi ke preferensi orang, so silahkan berekspresi sesuai kebutuhan.
  8. Ketika mengirimkan email yang benar-benar urgent dan top priority, better to write that in the subject supaya recipientnya lebih aware. Misal – “Offering Karyawan X – Urgent”. Mau tulis “Offering Karyawan X – Urgent Gila Bales Lo Ya Cepetan Kalo Nggak Gw Hajar Dikit Lo” juga gpp sih, terserah aja sepanjang sopan (!).
  9. Hati-hati dalam bcc orang; orang di-bcc bisa aja baik sengaja/tidak sengaja me-reply balik dan ‘ketahuanlah’ kalo’ kita sebagai pengirim sudah mem-bcc email itu ke orang lain. Kalo’ emailnya general sih gpp, tapi’ kalo’ emailnya agak sensitif, orang yang terkait bisa mempertanyakan kenapa emailnya itu di-bcc ke orang lain (apalagi kalo’ orangnya ga terkait) – kesannya kan sembunyi-sembunyi menyebarkan informasi kepada orang lain.

Sekian tips-tips sederhana mengenai email ala saya🙂 Hope it helps.

 

2 Responses to "Email Guideline Abal-Abal"

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Fanny Wiriaatmadja

Follow Fanny Wiriaatmadja on WordPress.com

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 1,696 other followers

Memories in Picture - IG @fannywa8

<<emosi>> Last nite dinner di Kopitiam, GI

#langsunghilangseleramakan
#kwetiau
#pucatpasi
#polosbanget
#dikitbanget
#4suaphabis
#emosi
#seginiplusteh70ribu 
#enakkankwetiaunyokapgw
#waiternyajelalatanlagi 😑😑😑😑😑😑😑😑😑 1 (foto) lagi dari Mayora.. #aimee #birthday #1yearold #perayaanbatchkedua #celebration #remboelan #plazasenayan #inlawfamily #ayeamakukuyeye Libby and Jamie card for Aimee 😁

#birthdaycard #birthday #aimee #kids #handmadecard #cousin #nephew #niece Libby's card for Aimee 😁

#kids #birthdaycard #cousin #niece #birthday #aimee #handmadecard It's almost Christmas, the most wonderful time of the year!! Last year I didn't enjoy all this season beauty as I'm stucked at thome post-birth. But now?? Yeay!! Mall to mall, get ready!

#christmas #decoration #themostwonderfultimeoftheyear #christmastree One of my favorite place. Tasty food, wide range of variety, reasonable price, beautiful and comfy atmosphere

#remboelan #restaurant #indonesianfood Masih edisi ultah 🎂

Headband by @bearbeecollection 
Dress by @galerieslafayette

#aimee #birthday #1yearold #white #baby #instababy #remboelan #plazasenayan #asyikdengansendokdansegalamacam Family is number one blessing

#aimee #birthday #1yearold #celebration #perayaanbatchkedua #keluargapala #remboelan #plazasenayan #whitebluedresscode ❤👪❤ 3 of us

#aimee #birthday #lunch #1yearold #celebration #perayaanbatchkedua #remboelan #plazasenayan Teeth and tongue 😗

#aimee #baby #laugh #birthday #1yearold #lunch #celebration #perayaanbatchkedua #remboelan #plazasenayan 📷 : @lieta73 😀 Aimee mukanya kok penuh cela gitu si?

#aimee #baby #family #birthday #1yearold Aimee 2nd cake 🍰

A cake 🎂 by @ivenoven, a birthday cake I always want since errr.. forever?? #aimee #birthday #baby #1yearold #cake #ivenoven #winniethepooh #vanillanutella #vanilla #nutella Aimee 1st cake 🎂 🎂 @colettelola

#masihedisiulangtahun #aimee #birthday #1yearold #baby #cake #coletteandlola #chocolate Happy Birthday Aimee 🎂

#masihedisiulangtahun #aimee #birthday #1yearold #baby #changthien #keluargakaret #perayaanbatchpertama #greendresscode Happy birthday sweetheart 😀

Even the power of words (whom I trust the whole of my life) can't describe how I feel for this 1 year journey. 
It's a mixed of rollercoaster jaw-dropping, calming and peaceful feeling from rain and soil smell, soap opera laugh and tears, and so on.. Oh, and one thing for sure I know now what is heavy backpain and sleepless night, lol.. Mommy and Daddy woof you berry berry munch, sweet lil' monster.. Thank you for making me a better person, someone I never knew I could be.. ❤👪 #aimee #birthday #1yearold #baby #perayaanbatchpertama #chsngthien #bihunikanpalingenaksedunia #celebration #dinner #family Impatience has its cost 😐

#pablo #pablonyalongsor #cheesetart #japan #matcha #greentea #gandariacity #gancit #gojek #terimakasihabanggojekyangrelaantri #maugamaukasihtipsgede

@pablo_cheese_tart_indonesia Enjoying 30 % discount of Crispy Beef Steak 🐄🍴🍽 #fillbellies #gajahmada #crispybeefsteak #steak #food #dinner #western @fillbellies Anak kepo part 2

#aimee #baby #mainanembercuciankotor #emaknyaudahkehabisanide #udahhabisenergi #parenthood Anak kepo 😂

#aimee #koper #luggage #tatah #jalan #kepo #kiddy -> lg addicted main ini 😎

#designhome #game #playstore #interior #design

Blog Stats

  • 405,266 hits

FeedJit

Archives

Categories

Protected by Copyscape DMCA Takedown Notice Infringement Search Tool

July 2014
M T W T F S S
« Jun   Aug »
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  
Dream Bender

mari kendalikan mimpi

catatan acturindra

sekelumit cerita penolak lupa

JvTino

semua yang ada di alam ini bersuara, hanya cara mendengarnya saja yang berbeda-beda

Rini bee

Ini adalah kisah perjalanan saya. Kisah yang mungkin juga tentang kamu, dia ataupun mereka. Kisah yang terekam di hati saya. Sebuah karya sederhana untuk cinta yang luar biasa. Sebuah perjalanan hati.. :)

hati dalam tinta

halo, dengarkah kamu saat hatimu bicara?

lukamanis

terlalu manis untuk dilukakan

Agus Noor_files

Dunia Para Penyihir Bahasa

kata dan rasa

hanya kata-kata biasa dari segala rasa yang tak biasa

Iit Sibarani | Akar Pikiran

Serumit akar, menjalar ke setiap sudut pikiran dengan hati sebagai pusat gravitasinya.

cerita daeng harry

cerita fiksi, film, destinasi dan lainnya

Dunia Serba Entah

Tempatku meracau tak jelas

Astrid Tumewu

i am simply Grateful

Mandewi

a home

FIKSI LOTUS

Kumpulan Cerpen Klasik Dunia

Meliya Indri's Notes

ruang untuk hobi menulisnya

anhardanaputra

kepala adalah kelana dan hati titik henti

catatanherma

Apa yang kurasa, kupikirkan...tertuang di sini...

Rido Arbain

Introducing the Monster Inside My Mind

Tempted to Write

Introducing the Monster Inside My Mind

MIZARI'S MIND PALACE

..silent words of a silent learner..

Nins' Travelog

Notes & Photographs from my travels

Gadis Naga Kecil

Aku tidak pandai meramu kata. Tapi aku pemintal rindu yang handal.

lalatdunia's Blog

sailing..exploring..learning..

GADO GADO KATA

Catatan Harian Tak Penting

Catatan Kaki

Kisah ke mana kaki ini melangkah...

Luapan Imajinasi Seorang Mayya

Mari mulai bercerita...

hedia rizki

tuliskan yang tak mampu terucap

Catatannya Sulung

Tiap Kita Punya Rahasia

chocoStorm

The Dark Side of Me

copysual

iwan - Indah - Ikyu

Rindrianie's Blog

Just being me

Nona Senja

hanya sebuah catatan tentang aku, kamu, dan rasa yang tak tersampaikan

He said, I said

Introducing the Monster Inside My Mind

Doodles & Scribles

Introducing the Monster Inside My Mind

All things Europe

Introducing the Monster Inside My Mind

The Laughing Phoenix

Life through broken 3D glasses. Mostly harmless.

miund.com

Introducing the Monster Inside My Mind

Dee Idea

Introducing the Monster Inside My Mind

DATABASE FILM

Introducing the Monster Inside My Mind

www.vabyo.com

Introducing the Monster Inside My Mind

aMrazing

Introducing the Monster Inside My Mind

~13~

Introducing the Monster Inside My Mind

%d bloggers like this: